Klauzula informacyjna (art. 13 RODO)

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Sportu i Rekreacji Mistral z siedzibą w Wojkowicach (Plaka 6C/14, 42-580 Wojkowice), wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000417573, NIP 6252447904, REGON 243167660. Kontakt w sprawach danych osobowych: ksmistral@gmail.com, tel. 513 383 352. Klub nie wyznaczył inspektora ochrony danych; sprawy dotyczące danych osobowych prowadzi zarząd klubu pod powyższym adresem.

• Przy zapisieimię i nazwisko uczestnika, datę urodzenia, numer telefonu i adres e-mail do kontaktu, a przy osobie niepełnoletniej numer telefonu i adres e-mail rodzica lub opiekuna prawnego. Możesz podać drugi numer telefonu i drugi adres e-mail; przy osobie niepełnoletniej jest to kontakt do drugiego rodzica lub opiekuna. Wskazujesz też sekcję i grupę treningową.
• W trakcie członkostwaobecności na zajęciach, informacje o wniesionych opłatach (fakt zapłaty, datę, sposób i kwotę), podpisaną deklarację członkowską wraz z obrazem podpisu, a przy wpłatach gotówkowych podpis osoby wpłacającej na pokwitowaniu.
• Notatki prowadzącychtrenerzy i administrator klubu mogą zapisać przy uczestniku krótką notatkę o przebiegu zajęć: o postępach w treningu, frekwencji, formie i sprawach organizacyjnych, wraz z datą. Nie zapisujemy w nich informacji o zdrowiu, w tym o urazach i kontuzjach. Notatki służą wyłącznie bieżącej pracy klubu, widzą je tylko prowadzący zajęcia i administrator klubu i nie są przekazywane nikomu na zewnątrz.
• Zapis czynności w systemieodnotowujemy, kto i kiedy zmienił dane uczestnika, jaka była wartość przed zmianą i po niej, a także kto, kiedy i w jakim celu wyświetlił numer telefonu do kontaktu. Ten zapis służy wyłącznie rozliczalności, czyli możliwości wykazania, kto korzystał z danych.
• Przy starcie w zawodachdatę ważności orzeczenia lekarskiego o zdolności do uprawiania sportu oraz numer licencji zawodniczej. Zbieramy je WYŁĄCZNIE od osób, które startują w zawodach: do samego uczestnictwa w treningach klub nie wymaga ani orzeczenia, ani licencji. Klub nie przechowuje treści orzeczenia ani żadnej dokumentacji medycznej, wyłącznie datę, do której orzeczenie zachowuje ważność.
• Przy podpisie deklaracji przez internetadres IP, z którego złożono podpis, oznaczenie przeglądarki oraz dokładny czas. Dane te służą wyłącznie wykazaniu okoliczności złożenia podpisu i nie są wykorzystywane do identyfikacji osoby ani do żadnych innych celów.

• Przyjęcie zgłoszenia, prowadzenie zajęć, kontakt w sprawach organizacyjnychart. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonanie umowy o uczestnictwo w zajęciach.
• Rozliczenie składek i prowadzenie dokumentacji księgowejart. 6 ust. 1 lit. c RODO, obowiązek prawny wynikający z przepisów o rachunkowości i przepisów podatkowych.
• Ewidencja obecności, kontrola dopuszczenia do zajęć, bezpieczeństwo uczestnikówart. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes klubu.
• Notatki prowadzących i bieżąca organizacja zajęćart. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes klubu w bezpiecznym prowadzeniu zajęć.
• Prowadzenie ewidencji członków klubu, w tym przebiegu i zakończenia uczestnictwaart. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes klubu.
• Zapis czynności w systemie i rejestr wyświetleń numeru telefonuart. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes klubu w rozliczalności dostępu do danych.
• Wykazanie okoliczności złożenia podpisu elektronicznegoart. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes klubu.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeńart. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Data ważności orzeczenia lekarskiegoart. 9 ust. 2 lit. a RODO, wyraźna zgoda wyrażona w deklaracji.

Każdą daną trzymamy tylko tak długo, jak wymaga tego cel, dla którego ją zebraliśmy. Tam, gdzie termin wynika z przepisów, podajemy niżej także źródło tego obowiązku: takiego terminu klub nie może skrócić.

• Dane członkowskie, w tym notatki prowadzących i zapis czynności w systemieprzez czas trwania członkostwa, a po jego ustaniu do upływu przedawnienia wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia członkostwa. Sześć lat to ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych; po nim ani klub, ani uczestnik nie może już dochodzić roszczeń z okresu członkostwa.
• Dokumenty rozliczeniowe i pokwitowania5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Termin wynika z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości.
• Podpisane deklaracje członkowskie5 lat od zakończenia sezonu, którego dotyczą. Deklaracja jest podstawą uczestnictwa w zajęciach i dokumentem rozliczeniowym klubu.
• Ewidencja członkowska klubu, czyli fakt i okres uczestnictwaprzez czas prowadzenia przez klub tej ewidencji. Długość wyznacza to, jak długo dany wpis jest potrzebny do jej rzetelności oraz do rozpatrzenia kolejnego zgłoszenia tej samej osoby.
• Ślad techniczny podpisu (adres IP, oznaczenie przeglądarki)nie dłużej niż 400 dni od złożenia podpisu. Po tym terminie ślad przestaje być przechowywany, a sam podpis, treść deklaracji i data jej złożenia zostają.
• Data ważności orzeczenia lekarskiegodo końca sezonu, w którym orzeczenie traci ważność, albo do cofnięcia zgody.

Dane udostępniamy wyłącznie podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie i na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia:

• System informatyczny klubudostawca i administrator systemu, w którym prowadzimy ewidencję członków.
• Infrastruktura serwerowa, Hetzner Online GmbHserwery i kopie zapasowe znajdują się w Helsinkach (Finlandia), na terytorium Unii Europejskiej.
• Poczta elektroniczna, Google Ireland Limitedwysyłka wiadomości do uczestników.
• Bramka SMS, SMSAPIwysyłka wiadomości tekstowych.
• Zabezpieczenie formularzy przed automatami, Cloudflare, Inc.opisane w sekcji niżej.
• Biuro rachunkowe obsługujące klubdokumentacja rozliczeniowa.

Każdy nasz formularz publiczny jest chroniony usługą Cloudflare Turnstile, która odróżnia człowieka od programu rozsyłającego zgłoszenia. Dostawca tej usługi, Cloudflare, Inc., otrzymuje przy tym adres IP oraz techniczne dane Twojej przeglądarki. Nie otrzymuje imienia, nazwiska ani żadnej innej treści wpisanej w formularz. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes klubu w ochronie formularzy przed nadużyciem.

Cloudflare, Inc. ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, więc w tym jednym zakresie dane techniczne mogą zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy, na warunkach ochrony danych, które ten dostawca stosuje wobec swoich klientów z Unii Europejskiej. O szczegóły możesz zapytać pod adresem kontaktowym podanym na początku tej klauzuli.

Poza wyjątkiem opisanym wyżej dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nie są też wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

• Dostęp do danychmożesz poprosić o informację, jakie dane o Tobie przetwarzamy, oraz o ich kopię.
• Sprostowaniemożesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych.
• Usunięcie lub ograniczenie przetwarzaniamożesz żądać usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania w przypadkach wskazanych w RODO.
• Przenoszenie danychmożesz otrzymać dane, które nam podano, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciwmożesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie klubu.
• Cofnięcie zgodyjeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
• Skargamasz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Z każdym z tych praw zgłoś się pod adres kontaktowy podany na początku tej klauzuli.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia zgłoszenia i uczestnictwa w zajęciach. Bez nich nie możemy zapisać uczestnika ani prowadzić ewidencji wymaganej do jego udziału w treningach.